Nasza firma przywiązuje dużą wagę do przejrzystości przetwarzania Państwa danych osobowych. Poniższe informacje o ochronie danych mają na celu poinformowanie podmiotów o tym, w jaki sposób przetwarzamy jego dane osobowe. Celem zwiększenia czytelności, w niniejszym tekście używamy formy rodzajowej męskiej, z zastrzeżeniem, że wyłączne użycie formy męskiej należy rozumieć niezależnie od płci.
O przetwarzaniu danych osobowych podczas korzystania z naszej strony internetowej informujemy w zakładce polityka prywatności.
Poniższe informacje mają zastosowanie do wszystkich wskazanych czynności przetwarzania danych.
Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych jest:
4ACES GmbH / 4ACES Tech GmbH (zwanymi dalej jako 4ACES)
Major-Hirst-Straße 11
38442 Wolfsburg
Numer telefonu: +49 151 / 11312462
Adres e-mail: kontakt@4aces.de / kontakt@4aces-tech.de
Strona internetowa: : www.4aces.de / www.4aces-tech.de
Wyznaczonym inspektorem ochrony danych jest:
DataCo GmbH
Nymphenburger Str. 86
80636 München
Numer telefonu: +49 89 7400 458 40
Adres e-mail: datenschutz@dataguard.de
Strona internetowa: www.dataguard.de
Zgodnie z rozporządzeniem ogólnym o ochronie danych osobowych podmiotom przysługują następujące prawa:
Dane kontaktowe organu nadzorującego:
Krajowy Pełnomocnik ds. Ochrony Danych Osobowych dla Dolnej Saksonii
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Numer telefonu: +49 511 120 4500
Strona internetowa: https://lfd.niedersachsen.de
W ramach procesu rekrutacyjneg4ACES gromadzi od kandydatów następujące dane osobowe:
4ACES gromadzi dane od zainteresowanych osób w następujący sposób:
Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych, które zostały podane do wiadomości publicznej - art. 9 ust. 2 lit. e RODO
W zakresie, w jakim przetwarzane są szczególne kategorie danych osobowych, które w oczywisty sposób zostały podane do wiadomości publicznej, dane podmiotu będą przetwarzane zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. e RODO.
Przetwarzanie w celu dochodzenia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych lub w przypadku czynności sądowych - art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. f RODO, art. 9 ust. 1 lit. f RODO
W niezbędnym zakresie dane podmiotu będą przetwarzane w celu dochodzenia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych lub w przypadku czynności sądowych zgodnie z art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. f RODO, art. 9 ust. 1 lit. f RODO.
Przetwarzanie na podstawie zgody - art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. a RODO w związku z art. 7 RODO, art. 88 ust. 1 RODO w związku z. Art. 26 ust. 2 BDSG[1].
Jeśli została wyrażona zgoda na przetwarzanie danych, dane będą przetwarzane zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. a RODO w związku z art. 7 RODO, art. 88 ust. 1 RODO w związku z art. 26 ust. 2 BDSG.
Decyzja o nawiązaniu stosunku pracy Art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. b RODO, art. 88 ust. 1 RODO w związku z. § 26 ust. 1 BDSG
Przetwarzamy dane w celu podjęcia decyzji o nawiązaniu stosunku pracy. Jeśli zostaną Państwo zatrudnieni przez naszą firmę, dane będą przetwarzane w celu realizacji i zakończenia stosunku pracy. W tym celu udostępniane są osobne informacje na temat przetwarzania danych osobowych.
Przetwarzanie na podstawie uzasadnionego interesu - art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO
O ile przetwarzanie odbywa się w celu ochrony uzasadnionego interesu naszego lub strony trzeciej, a interesy podmiotu lub jego podstawowe prawa i wolności nie przeważają nad pierwszym z wymienionych interesów, art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO służy nam jako podstawa prawna przetwarzania danych. Nasz uzasadniony interes wynika w szczególności z następujących powodów:
Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych - art. 9 ust. 2 lit. a RODO
Jeśli została wyrażona zgoda na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia, przynależności religijnej lub narodowości, dane będą przetwarzane zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
[1] BDSG ( Bundesdatenschutzgesetz ) - Ustawa o ochronie danych osobowych w Niemczech
W trakcie przetwarzania danych osobowych podmiotu możemy ujawnić dane osobowe jedynie następującym odbiorcom:
Dane są przekazywane odbiorcom spoza firmy tylko wtedy, gdy jest to dozwolone lub wymagane przez prawo, jeśli przekazanie jest konieczne do wypełnienia zobowiązań prawnych lub jeśli mamy na to zgodę osoby, której dane są przetwarzane.
W przypadku podmiotów przetwarzających i usługodawców spoza UE/EOG wyżej wymienione dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w zakresie, w jakim jest to przedmiotem standardowych klauzul ochrony danych zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.
Dane osobowe gromadzone i generowane podczas dostarczania produktów i usług są przechowywane na naszych serwerach w Unii Europejskiej. Ponieważ dostawcy naszego oprogramowania oferują swoje produkty i/lub usługi w skali globalnej w oparciu o dostępne zasoby i serwery, dane osobowe podmiotu mogą być przekazywane do państw poza Unią Europejską i Europejskim Obszarem Gospodarczym o odmiennym systemie prawnym, jak również udzielony może być dostęp do danych osobowych z tych państw. W szczególności dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego jakim jest USA w rozumieniu art. 15 ust. 2 RODO. W celu zapewnienia ciągłości niezbędnego poziomu ochrony w przypadku przekazania danych do państwa trzeciego, uzgodniono dodatkowe zabezpieczenia gwarantowane umową. Dostawca oprogramowania ma swoją siedzibę w Stanach Zjednoczonych Ameryki, które nie zostały uznane za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych. W celu zapewnienia odpowiednich gwarancji ochrony przekazywania i przetwarzania danych osobowych poza UE, przekazywanie danych i przetwarzanie danych przez naszych usługodawców odbywa się na podstawie odpowiednich gwarancji zgodnie z art. 46 ff RODO, w szczególności poprzez zawarcie tzw. standardowych klauzul ochrony danych zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.
Następujący dostawcy usług w UE mogą stanowić zagrożenie dla praw i wolności użytkownika:
4ACES korzysta z usługi Office 365, w tym Microsoft Teams, aby móc przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne za pośrednictwem wideotelefonii oraz programu Outlook do ustalania spotkań za pośrednictwem poczty elektronicznej, a także do edycji i archiwizacji plików.
Dane osobowe zostaną usunięte, gdy tylko określone cele ich przechowywania przestaną mieć zastosowanie lub podmiot sprzeciwi się wykorzystywaniu swoich danych osobowych (w przypadku przetwarzania na podstawie uzasadnionych interesów) lub wycofa wcześniej udzieloną zgodę. Dane osobowe mogą być przechowywane również dłużej, w szczególności w następujących przypadkach:
Przepisy prawa skutkują dla nas w szczególności następującymi okresami przechowywania:
Jeśli kandydat wyraził zgodę, jego dokumenty zostaną włączone do puli kandydatów i będą tam przechowywane przez maksymalnie jeden rok od daty wyrażenia zgody. Zostaną one usunięte, gdy cel przestanie obowiązywać lub zgoda zostanie cofnięta przez kandydata.
W przypadku zatrudnienia w naszej firmie dane osobowe zostaną usunięte, gdy cel przestanie mieć zastosowanie, najpóźniej po zakończeniu stosunku pracy, o ile żadne ustawowe okresy przechowywania nie uniemożliwiają usunięcia.
[1] AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) - Ustawa o równym traktowaniu w Niemczech
[2] ZPO (Zivilprozessordnung) - Kodeksu postępowania cywilnego w Niemczech
[1] HBG (Handelsgesetzbuch) – Kodeks Handlowy w Niemczech
[2] StGb (Strafgesetzbuch) – Kodeks karny w Niemczech
[3] AO ( Abgabenordnung) – Ordynacja podatkowa w Niemczech
W ramach istniejącej współpracy z klientem oraz inicjowania umowy 4ACES gromadzi następujące dane osobowe:
4ACES gromadzi dane od zainteresowanych osób w następujący sposób:
Podstawą prawną przetwarzania danych w zakresie wyżej wymienionych celów jest art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a - f RODO.
Przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody
O ile uzyskamy zgodę na przetwarzanie danych osobowych owo przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a RODO w związku z. art. 5, 7 RODO.
Przetwarzanie w celu realizacji umowy
Art. 6 ust. 1 zd.1 lit. b RODO stanowi podstawę prawną przetwarzania w celu realizacji umowy. Dotyczy to również czynności przetwarzania, które są niezbędne do przeprowadzenia zobowiązań przed i po zawarciu umowy.
Przetwarzanie w celu wypełnienia obowiązku prawnego
W zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych podmiotu jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega nasza firma, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. c RODO. Prawny obowiązek przetwarzania danych może wynikać z obowiązków przechowywania danych na podstawie prawa podatkowego i/lub prawa handlowego.
Przetwarzanie na podstawie uzasadnionego interesu
Podstawą prawną przetwarzania do celów marketingowych stanowi art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO, jeśli istnieje uzasadniony interes. Warunkiem jest brak naruszenia interesów lub praw podstawowych i wolności osoby, której dane dotyczą. Uzasadnione interesy realizowane przez nas w tym zakresie - oprócz celów wymienionych powyżej - obejmują:
Podstawą prawną przetwarzania danych w związku z dochodzeniem, wykonywaniem lub obroną roszczeń prawnych jest również nasz uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. f RODO.
W trakcie przetwarzania danych osobowych podmiotu możemy ujawniać jego dane osobowe następującym odbiorcom. Dane osobowe podmiotu przekazujemy odbiorcom zewnętrznym wyłącznie za jego zgodą lub jeśli jest to dozwolone przez prawo.
Zewnętrznymi odbiorcami danych osobowych są w szczególności:
Ponadto dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane następującym dostawcom usług z siedzibą w kraju spoza UE/EOG:
Dane osobowe gromadzone i generowane podczas dostarczania produktów i usług są przechowywane na naszych serwerach w Unii Europejskiej. Ponieważ dostawcy naszego oprogramowania oferują swoje produkty i/lub usługi w skali globalnej w oparciu o dostępne zasoby i serwery, dane osobowe podmiotu mogą być przekazywane do państw poza Unią Europejską i Europejskim Obszarem Gospodarczym o odmiennym systemie prawnym, jak również udzielony może być dostęp do danych osobowych z tych państw. W szczególności dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego jakim jest USA w rozumieniu art. 15 ust. 2 RODO. W celu zapewnienia ciągłości niezbędnego poziomu ochrony w przypadku przekazania danych do państwa trzeciego, uzgodniono dodatkowe zabezpieczenia gwarantowane umową. Dostawca oprogramowania ma swoją siedzibę w Stanach Zjednoczonych Ameryki, które nie zostały uznane za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych. W celu zapewnienia odpowiednich gwarancji ochrony przekazywania i przetwarzania danych osobowych poza UE, przekazywanie danych i przetwarzanie danych przez naszych usługodawców odbywa się na podstawie odpowiednich gwarancji zgodnie z art. 46 ff RODO, w szczególności poprzez zawarcie tzw. standardowych klauzul ochrony danych zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.
Następujący dostawcy usług w UE mogą stanowić zagrożenie dla praw i wolności podmiotu:
4ACES korzysta z usługi Office 365, w tym Microsoft Teams, aby móc przeprowadzać rozmowy z klientami za pośrednictwem wideotelefonii oraz programu Outlook do ustalania spotkań za pośrednictwem poczty elektronicznej, a także do edycji i archiwizacji plików.
Dane osobowe są przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne do celów, dla których zostały zgromadzone. Oznacza to, że dane są niszczone lub usuwane z naszych systemów, gdy tylko przestaną być potrzebne. Podejmiemy uzasadnione kroki w celu zapewnienia, że dane osobowe użytkownika są przetwarzane wyłącznie pod następującymi warunkami:
Wymóg może istnieć w szczególności, jeśli dane są nadal potrzebne do realizacji usług umownych, sprawdzania i przyznawania lub odpierania roszczeń z tytułu rękojmi oraz, w przypadkach roszczeń gwarancyjnych. Jeśli dane nie są już wymagane do wypełnienia zobowiązań umownych lub prawnych, są one regularnie usuwane, chyba że ich - tymczasowe - przechowywanie jest nadal konieczne, w szczególności w celu spełnienia ustawowych okresów przechowywania do dziesięciu lat (np. Na podstawie niemieckiego kodeksu handlowego, niemieckiego kodeksu podatkowego i niemieckiej ustawy o praniu pieniędzy). W przypadku ustawowych obowiązków przechowywania, usunięcie następuje dopiero po wygaśnięciu odpowiedniego obowiązku przechowywania.
W celu (planowanego) zawarcia, jak również wykonania umowy z podmiotem, winien on podać te dane osobowe, które są niezbędne do nawiązania i wykonania stosunku umownego oraz wypełnienia związanych z nim zobowiązań umownych lub do których gromadzenia jesteśmy prawnie zobowiązani. Obowiązek ten wynika również z przepisów prawa, np. § 14 UstG[1]. Bez tych danych nie będziemy w stanie zawrzeć i wykonać umowy.
[1] UstG (Umsatzsteuergesetzt) - prawo podatkowe w Niemczech
W ramach istniejącej relacji z klientem oraz w celu zawarcia umowy 4ACES gromadzi następujące dane osobowe:
4ACES gromadzi dane od zainteresowanych osób w następujący sposób:
Podstawą prawną przetwarzania danych w zakresie wyżej wymienionych celów jest art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a - f RODO.
Przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody
O ile uzyskamy zgodę na przetwarzanie danych osobowych owo przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a RODO w związku z. Art. 5, 7 RODO.
Przetwarzanie w celu realizacji umowy
Art. 6 ust. 1 zd.1 lit. b RODO stanowi podstawę prawną prztewarzania w zakresie, w jakim przetwarzamy dane osobowe w celu realizacji umowy. Dotyczy to również czynności przetwarzania, które są niezbędne do przeprowadzenia zobowiązań przed i po zawarciu umowy.
Przetwarzanie w celu wypełnienia obowiązku prawnego
W zakresie, w jakim przetwarzanie danych osobowych podmiotu jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega nasza firma, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. c RODO. Prawny obowiązek przetwarzania danych może wynikać z obowiązków przechowywania danych na podstawie prawa podatkowego i/lub prawa handlowego.
Przetwarzanie na podstawie uzasadnionego interesu
Podstawą prawną przetwarzania do celów marketingowych stanowi art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO, jeśli istnieje uzasadniony interes. Warunkiem jest brak naruszenia interesów lub praw podstawowych i wolności osoby, której dane dotyczą. Uzasadnione interesy realizowane przez nas w tym zakresie - oprócz celów wymienionych powyżej - obejmują:
Podstawą prawną przetwarzania danych w związku z dochodzeniem, wykonywaniem lub obroną roszczeń prawnych jest również nasz uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. f RODO.
W trakcie przetwarzania danych osobowych podmiotu możemy ujawniać jego dane osobowe następującym odbiorcom. Dane osobowe podmiotu przekazujemy odbiorcom zewnętrznym wyłącznie za jego zgodą lub jeśli jest to dozwolone przez prawo.
Zewnętrznymi odbiorcami danych osobowych są w szczególności:
Ponadto dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane następującym dostawcom usług z siedzibą w kraju spoza UE/EOG:
Dane osobowe gromadzone i generowane podczas dostarczania produktów i usług są przechowywane na naszych serwerach w Unii Europejskiej. Ponieważ dostawcy naszego oprogramowania oferują swoje produkty i/lub usługi w skali globalnej w oparciu o dostępne zasoby i serwery, dane osobowe podmiotu mogą być przekazywane do państw poza Unią Europejską i Europejskim Obszarem Gospodarczym o odmiennym systemie prawnym, jak również udzielony może być dostęp do danych osobowych z tych państw. W szczególności dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego jakim jest USA w rozumieniu art. 15 ust. 2 RODO. W celu zapewnienia ciągłości niezbędnego poziomu ochrony w przypadku przekazania danych do państwa trzeciego, uzgodniono dodatkowe zabezpieczenia gwarantowane umową. Dostawca oprogramowania ma swoją siedzibę w Stanach Zjednoczonych Ameryki, które nie zostały uznane za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych. W celu zapewnienia odpowiednich gwarancji ochrony przekazywania i przetwarzania danych osobowych poza UE, przekazywanie danych i przetwarzanie danych przez naszych usługodawców odbywa się na podstawie odpowiednich gwarancji zgodnie z art. 46 ff RODO, w szczególności poprzez zawarcie tzw. standardowych klauzul ochrony danych zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.
Następujący dostawcy usług w UE mogą stanowić zagrożenie dla praw i wolności użytkownika:
4ACES korzysta z usługi Office 365, w tym Microsoft Teams, aby móc przeprowadzać rozmowy z klientami za pośrednictwem wideotelefonii oraz programu Outlook do ustalania spotkań za pośrednictwem poczty elektronicznej, a także do edycji i archiwizacji plików.
Danych osobowe są przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne do celów, dla których zostały zgromadzone. Oznacza to, że dane są niszczone lub usuwane z naszych systemów, gdy tylko przestaną być potrzebne. Podejmiemy uzasadnione kroki w celu zapewnienia, że dane osobowe użytkownika są przetwarzane wyłącznie pod następującymi warunkami:
Wymóg może istnieć w szczególności, jeśli dane są nadal potrzebne do realizacji usług umownych, sprawdzania i przyznawania lub odpierania roszczeń z tytułu rękojmi oraz, w stosownych przypadkach, roszczeń gwarancyjnych. Jeśli dane nie są już wymagane do wypełnienia zobowiązań umownych lub prawnych, są one regularnie usuwane, chyba że ich tymczasowe przechowywanie jest nadal konieczne, w szczególności w celu spełnienia ustawowych okresów przechowywania do dziesięciu lat (np. na podstawie niemieckiego kodeksu handlowego, niemieckiego kodeksu podatkowego i niemieckiej ustawy o praniu pieniędzy). W przypadku ustawowych obowiązków przechowywania, usunięcie jest następuje dopiero po wygaśnięciu odpowiedniego obowiązku przechowywania.
W celu (planowanego) zawarcia, jak również wykonania umowy z podmiotem, winien on podać te dane osobowe, które są niezbędne do nawiązania i wykonania stosunku umownego oraz wypełnienia związanych z nim zobowiązań umownych lub do których gromadzenia jesteśmy prawnie zobowiązani. Obowiązek ten wynika również z przepisów prawa, np. § 14 UstG. Bez tych danych nie będziemy w stanie zawrzeć i wykonać umowy.
